E-mails en de juiste tone of voice

We hebben het tot nu toe vooral gehad over je webshop zelf. Maar daar houdt het niet op: tijdens het bestelproces zul je op verschillende momenten een e-mail naar je klant sturen. Bijvoorbeeld over een betaling of over de status van je verzending.

In dit hoofdstuk leggen we je uit op welke momenten je met je klant communiceert en hoe je dat het beste kunt doen. Ook laten we je zien hoe je dat in Shopperz.pro instelt.

De e-mailmomenten van je webshop

Vanuit je webshop zou je op de volgende momenten een e-mail kunnen sturen:

• Een bevestigingsmail nadat je een bestelling hebt ontvangen
• Een update dat je de bestelling verstuurd hebt
• Informatie over hoe te betalen, als een klant voor overschrijving heeft gekozen

Dat is het minimale. Om je klanten echt positief te verrassen kun je een week nadat je de bestelling hebt verstuurd een follow-up email sturen, waarin je even controleert of de bestelling goed ontvangen is.

Zorg dat de tone of voice in je e-mails klopt met die van je webshop

We hebben het al eerder over de identiteit van je webshop gehad. Die heb je als het goed is verwerkt in de stijl en de teksten van je webshop. Trek die stijl dus ook door in de e-mails die je uitstuurt. Zo zorg je voor een consistente beleving.

Maak het persoonlijk

Een automatisch e-mailtje kan zoveel meer zijn dan een simpele opsomming van de feiten. Maak een email extra leuk met een goede, grappige tekst en sluit af met je eigen naam in plaats van De Klantenservice. Zo maak je het nog leuker voor je klanten om iets bij je te kopen. Ook kun je bijvoorbeeld links naar je Facebook of Twitter account opnemen. 

Emails instellen in Shopperz.pro

Heb je een webshop bij Shopperz.pro? Dan is het instellen van automatische e-mails best eenvoudig. Je stelt de e-mails in vanuit de ShopManager, onder Instellingen > Berichten.

Er zijn 5 varianten van automatische e-mails, die afhankelijk van het moment worden verstuurd. Eenmaal ingesteld hoef je daar zelf niets meer voor te doen. 

Dit zijn ze:

• Bevestiging bestelling: betaling ontvangen
  Deze e-mail wordt verstuurd nadat je klant een bestelling heeft betaald met iDEAL, of als jij zelf bij een bestelling aangeeft dat deze betaald is. In deze mail geef je bijvoorbeeld aan dat de betaling binnen is en dat je de bestelling gaat versturen.
• Bestelling verstuurd
  Deze e-mail versturen we zodra jij een bestelling op Geleverd zet. Je klant weet dan dat de bestelling onderweg is. Verstuur je je bestelling meestal direct nadat de betaling binnen is? Dan is dit bericht niet per se noodzakelijk en kun je hem uitzetten.
• Bevestiging bestelling - verzoek te betalen
  Kiest je klant voor overschrijving als betaalmethode? Dan wil je hem de betaalinstructies per e-mail sturen. In deze e-mail zet je dus je bankrekeningnummer en naam, en verder alle gegevens die je klant nodig hebt om de betaling te doen. Ook is het een goed idee om hier nog eens aan te geven wat je klant mag verwachten als de betaling binnen is.
• Bevestiging bestelling - afhaalinstructies
  Bied je de mogelijkheid om bestellingen af te halen? Dan is het wel zo netjes om in de bevestigingsmail nog even aan te geven hoe dat werkt. Deze e-mail versturen we als je klant kiest voor afhalen. In deze mail leg je uit waar je klanten kunnen afhalen, en wat je openingstijden zijn.
• Hoe bevalt je aankoop
  Een week nadat een bestelling verstuurd is, krijgt je klant automatisch deze e-mail. De perfecte manier om te checken of de bestelling goed ontvangen is.

Invulvelden in de e-mails opnemen

Per e-mail heb je een aantal velden beschikbaar die wij automatisch invullen. Zo kun je het invulveld [ClientName] gebruiken. Die wordt dan automatisch ingevuld met de naam van de klant. Zo maak je je e-mails persoonlijk.

Per bericht zijn er verschillende velden beschikbaar. Denk bijvoorbeeld aan het ordernummer of de prijs van de bestelling. Aan de rechterkant van de mails zie je welke velden er beschikbaar zijn.

Je klanten binden met een nieuwsbrief

Nieuwsbrieven vormen een belangrijk onderdeel van je marketingmix. Ze zijn zo belangrijk dat we er een apart hoofdstuk aan wijden.